Là người đứng đầu doanh nghiệp, Giám đốc điều hành (CEO) luôn được nhắc đến với ánh hào quang và đẳng cấp mà vị trí này mang lại. Tuy nhiên, ít ai biết được họ đang phải đảm nhiệm trọng trách to lớn và khối lượng công việc quá tải mỗi ngày để điều hành tốt dưới vai trò của một nhà lãnh đạo. Vậy một ngày chỉ có 24h, họ đã làm thế nào để kiểm soát quỹ thời gian và hoàn thành khối lượng công việc khổng lồ như vậy?

Trong bài viết dưới đây. CenterOnline xin chia sẻ nghệ thuật quản trị thời gian giúp các nhà quản lí kiểm soát quỹ thời gian, hoàn thành công việc chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.

VÌ SAO CEO LUÔN PHẢI CHẠY ĐUA VỚI CÔNG VIỆC?

Lý do chính nằm ở vai trò và vị trí công việc họ đảm nhiệm trong công ty. Đối tác luôn muốn trao đổi trực tiếp với người có quyền hành cao nhất nhằm đảm bảo lợi ích và đúng tiến độ công việc. Cấp dưới cần xin chỉ thị, hướng giải quyết từ giám đốc điều hành(CEO) để tiến hành công việc. Ngược lại, CEO cũng cần gặp để trao đổi, phân chia công việc cho cấp dưới vì họ không thể tự mình thực hiện công việc.  Tính chất không thể tách rời khiến đa phần CEO phải sử dụng tối đa quỹ thời gian của mình để hoàn thành và xử lí công việc đúng tiến độ.

NHỮNG SAI LẦM TRONG QUẢN TRỊ THỜI GIAN CEO THƯỜNG GẶP PHẢI?

Nếu bạn đang đảm nhận vị trí CEO và cảm thấy không đủ thời gian để giải quyết hết công việc trong một ngày thì chắc hẳn bạn đã mắc 3 sai lầm lớn nhất trong quản trị thời gian

Sai lầm 1: Ôm đồm cả những việc cấp dưới có thể tự làm được

CEO là con người công việc và thường có thói quen ôm đồm hết mọi việc bởi tính trách nhiệm cao trong công việc và mục tiêu hoàn thành kế hoạch đặt ra. Tuy nhiên, chính vì quan điểm này đã khiến không ít CEO bị cuốn vào guồng quay công việc và mất kiểm soát quỹ thời gian của bản thân.

Sai lầm 2: Làm việc điên cuồng nhưng không đem lại hiệu quả cao

Chúng ta rất dễ rơi vào trạng thái tự huyễn hoặc rằng “làm việc bận rộn đồng nghĩa với làm việc năng suất”. Thực tế cho thấy, khi chúng ta rơi vào trạng thái bận rộn rất dễ bị cuốn theo những điều vụn vặt thay vì xử lý những vấn đề thực sự quan trọng, điều này đặc biệt xảy ra với các CEO.

Sai lầm 3: Trì hoãn những việc không thích làm

Ngay cả khi đã liệt kê những công việc cần làm hằng ngày, chúng ta vẫn có thói quen lảng tránh những công việc không thích làm và lựa chọn giải quyết những việc đơn giản, thoái mái trước. Những công việc khó sẽ bị dồn ứ vào cuối ngày  và có thể ngày hôm sau vẫn chưa được giải quyết gây ảnh hưởng đến hiệu quả và năng suất làm việc. Thói quen lảng tránh những việc không thích làm là một trong những sai lầm thường gặp phải ở bất kỳ CEO nào trong việc quản trị quỹ thời gian.

NGHỆ THUẬT QUẢN TRỊ THỜI GIAN MỌI CEO CHUYÊN NGHIỆP CẦN BIẾT

Cắt giảm hoạt động nặng tính hình thức trong công ty

Theo khảo sát thực tế, đa phần CEO thường dành quá nhiều thời gian vào các cuộc họp không quan trọng thay vì xem kết qủa tổng kết qua báo cáo giấy để tiết kiệm thời gian. Bên cạnh những cuộc họp dày đặc, các hoạt động mang nặng tính hình thức cũng nằm trong “to do list” của các CEO. Cụ thể như nói chuyện chào mừng nhân viên mới cũng là một trong những việc các sếp đích thân thực hiện. Việc này được xem là hoạt động giúp tăng giá trị và duy trì văn hóa công ty. Việc các sếp lớn tham gia các hoạt động thắt chặt tình cảm sếp – cấp dưới là cần thiết nhưng không phải hoạt động bonding nào cũng có mặt sếp, họ chỉ chọn một số hoạt động nổi bật để tham gia. Việc lựa chọn tham gia hoạt động kĩ lưỡng giúp họ vẫn đảm bảo có đủ thời gian cho những công việc quan trọng đồng thời duy trì sự gắn kết với nhân viên.

Lựa chọn trợ thủ đắc lực – Cấp báo trực tiếp với CEO

Lựa chọn trợ thủ đắc lực phương pháp hiệu quả giúp CEO dễ dàng quản trị thời gian và đạt hiệu suất công việc. Trợ thủ đắc lực của CeO thường là các thành viên điều hành cấp cao cùng các quản lí dày dặn kinh nghiệm. Họ sẽ trình bày tất cả tình hình, vấn đề quan trọng và cùng CEO đề ra các phương hướng cho từng vấn đề cụ thể. CEO và đội ngũ quản lý cấp cao càng làm việc ăn ý với nhau thì thời gian sẽ càng được sử dụng một cách có hiệu quả. Việc phối hợp với các trợ lý, quản lý cấp cao sẽ giảm thiểu được những đầu việc không quá quan trọng.

Xây dựng qui trình thông suốt để tối ưu hóa công việc

Để hỗ trợ đội ngũ nhân viên cũng như chính CEO, mỗi doanh nghiệp cần phải có hệ thống và qui trình xử lý công việc riêng. Hệ thống này sẽ giúp nhân viên có định hướng thực hiện công việc theo chỉ thị từ cấp trên và đồng thời CEO cũng nắm bắt được tình hình thực hiện công việc, hỗ trợ, phê duyệt và kiểm soát các nhóm việc lớn thuộc hệ thống.

Linh hoạt điều chỉnh lịch trình làm việc

Duy trì lịch làm việc khớp với thời gian biểu của CEO là việc vô cùng quan trọng. Để quản trị thời gian hiệu quả, CEO cần kiểm tra cách sắp xếp lịch trinh mỗi quý và điều chỉnh những vấn đề cá nhân để phù hợp với hoàn cảnh công việc. Việc CEO làm rõ lịch trình cá nhân với trợ lý riêng và cấp dưới sẽ giúp quá trình làm việc suôn sẻ hơn. Cấp dưới, trợ lý cần nắm rõ lịch cá nhân của sếp để có thể sắp xếp lịch làm việc cũng như lịch họp sao cho phù hợp. Tương tự, trợ lý cũng có thể thông báo những sự kiện, công việc cần ưu tiên giải quyết để sếp có thể sắp xếp lại lịch cá nhân của mình phù hợp với công việc. Sự trao đổi thông tin hai chiều này sẽ giúp hai bên hiểu rõ thời gian, công việc của nhau, từ đó thuận tiện cho việc phân chia công việc cho từng nhóm và từng cá nhân.

Sử dụng email đúng cách

Email giúp nhà lãnh đạo cắt giẳm thời gian ra ngoài gặp mặt trực tiếp, giảm thời gian di chuyển. Tuy nhiên, trên thực tế cho thấy việc kiểm tra và trả lời email ngốn khá nhiều thời gian và làm giảm năng suất làm việc . Thêm vào đó, phương thức này cũng không thể thay thế các cuộc họp, gặp mặt vì lượng thông tin quá lớn khó có thể truyền tải hết qua email. Dù vậy họ vẫn không thể không kiểm tra và trả lời chúng mỗi ngày. Các CEO cảm thấy áp lực khi phải trả lời email mà nếu lơ chúng đi thì có vẻ mất lịch sự và không tôn trọng người gửi. Bản thân CEO nhận thấy rằng phần lớn các email đều về những vấn đề nhỏ và không cần họ can thiệp quá nhiều. Thậm chí các email còn có thể khiến họ sao lãng những công việc khác quan trọng hơn.

Do đó, việc phân loại các email nào cần CEO đích thân trả lời và thời gian trả lời chúng là điều vô cùng quan trọng. Việc phân loại email cũng không là ngoại lệ với các nhân viên để tránh việc sa đà vào trả lời, soạn mail làm giảm năng suất làm việc cũng như ảnh hưởng đến thời gian cá nhân.